Articulo original publicado en la revista LearningReview
Hoy quiero hablar de SharePoint, una herramienta desarrollada por Microsoft. Al igual que otras herramientas de esta compañía, tales como Excel y Access, ofrece soluciones inmediatas y efectivas a las necesidades del día a día de la empresa.
Esta herramienta permite crear espacios Web, compartir información, gestionar documentos, integrar personas; todo de forma fácil y con una mínima intervención del departamento IT de la organización.
Así, es adecuado tanto para soluciones corporativas como para soluciones departamentales.
En los dos últimos años, SharePoint se ha estado implantando con mucho éxito. Muestra de ello es el informe "Intranet Design Annual 2009: Year’s Ten Best Intranetsde" realizado por la empresa Nielsen Norman Group, donde se puede ver que la mitad de las empresas con las "mejores Intranets del año" usan SharePoint.
¿Cuáles son las soluciones que nos puede ofrecer SharePoint en el ámbito de formación de personas en una organización?
A continuación comento varios ejemplos de uso en actividades relacionadas con la formación:
Ejemplo 1
SharePoint es una excelente herramienta para la construcción de comunidades. Una comunidad es un espacio donde un grupo de personas desarrolla actividades orientadas a un objetivo o interés común.
En el ámbito de formación, se utiliza el concepto de comunidades para apoyar acciones formativas en curso, y/o utilizarlas como herramienta después de la formación como ayuda en el puesto de trabajo, en comunidades de antiguos alumnos, expertos, temáticas, etc.
SharePoint ofrece un conjunto de componentes y funcionalidades con las que construir de forma fácil y flexible el espacio web para la comunidad:
- Biblioteca de Documentos: para compartir archivos, pudiendo organizarlos en carpetas o por categorías.
Wikis: útiles para crear glosarios de términos del negocio o proyecto, como soporte para realizar trabajos grupales o escribir manuales.
Blogs: espacios en los que los integrantes comentan temas de interés, publican referencias a recursos relacionados con la temática, o incluso utilizan como tablón de anuncios de la comunidad.
Micro-blog: algo similar al muro de Facebook, muy útil para animar la colaboración y participación en la comunidad.
Ejemplo 2
Es habitual que el LMS de la empresa no resuelva ciertos requerimientos que sin embargo son muy importantes para la gestión de la formación.
Por ejemplo ¿cómo solicita el empleado una formación presencial externa? Con SharePoint, es fácil crear formularios web e incluso asociarles un flujo de trabajo. Cuando el usuario rellene el formulario, se avisará a su responsable para que apruebe su petición.
Ejemplo 3
Es preciso gestionar un calendario de disponibilidad de los tutores/instructores de nuestra organización.
Crearemos con SharePoint una agenda web y pediremos a los Instructores que mantengan las fechas de disponibilidad. Así en cada momento tendremos un calendario con los datos actualizados, y además podremos recibir avisos automáticos de cualquier cambio en la planificación.
Ejemplo 4
Imaginen que somos un gran grupo de empresas, disponemos de una amplia oferta de recursos e-Learning, y queremos que todas las empresas puedan acceder a un lugar en la intranet y consultar los títulos disponibles a nivel del grupo.
Con SharePoint podemos crear un repositorio de fichas de contenidos e-Learning, ofrecer una navegación fácil (por temática, por idioma), y permitir un buscador para que las empresas alimenten el catálogo rellenando un formulario.
Ejemplo 5
Podemos necesitar complementar la formación e-Learning o presencial con materiales o recursos relacionados, tales como guías de usuario, documentos, boletines, manuales, etc.
SharePoint es genial para gestionar un repositorio de documentos categorizado y ordenado. Por supuesto contamos con un buscador que busca tanto en el cuerpo del documento como en la meta-información del mismo.
En todos estos ejemplos no es necesaria la intervención de los desarrolladores o administradores de sistemas.
El valor de la herramienta es que sirve a los usuarios en su día a día, y con el objetivo de aportar soluciones al instante que surja una necesidad.
Otro de las ventajas es que la misma herramienta nos permite configurar soluciones tan variadas como Comunidades de Prácticas, Gestión Documental, Flujos de Trabajo, Sitios Web, y Herramientas de Comunicación.
