Esta mes he comenzado una serie de post sobre los proyectos de desarrollo de contenidos e-Learning.
Mi idea es describir los siguientes aspectos de los proyectos de desarrollo de contentando:
- el equipo, (descrito en el primer post de esta serie)
- fases del proyecto, método de trabajo
- herramientas/tecnología,
- cosas a tener en cuenta.
En el apartado de equipo he comentado los perfiles profesionales que tiene que componer un equipo de desarrollo de contenidos. Hoy comentare algunas de las actividades habituales de este tipo de proyectos, como y quien las desarrolla y cuales son los entregables que se obtienen.
Fases del Proyecto
Como cualquier otro proyecto, el de desarrollo de contenidos comprende las siguientes fases:
- Definición
- Diseño
- Desarrollo / Producción
- Entrega e Implantación
Vamos a ver cada uno de estas fases en detalle:
Fase de Definición:
Durante esta fase se realizaran las siguientes actividades:
- Detectar y recoger las necesidades del cliente(los requerimientos), restricciones(tiempo,presupuesto,tecnología,etc.)
- Proponer la solución mas adecuada, definiendo,negociando y acordando con el cliente todos los aspectos posible del contenido a desarrollar.
- Nombrar los interlocutores(por parte del cliente y proveedor)
- Recoger información relevante: Guía de estilo, Contenidos, Recursos de apoyo, Guía de identidad corporativa, etc.
- En base a lo anterior, el equipo elabora el Plan de proyecto(cronograma, hitos, entregas, recursos).
- Presentar al cliente el Plan de Proyecto, documento de requerimientos y acuerdos(puede ser el acta de inicio del proyecto)
Es muy importante reflejar por escrito todos los acuerdos alcanzados con el cliente(por medio de Acta).
También es importantísimo en todo momento informar al cliente y al equipo del proyecto de los posibles riesgos del proyecto(cualquier actividad humana tiene riesgos) y como prevenirlos(Gestión de riesgos).
Fase de Diseño:
Durante esta fase se realizan actividades de diseño de los distintos ámbitos del proyecto como:
- Funcionalidades/Interfaces/Entorno : Se diseña una maqueta de como será el entorno en el que se presentaran los contenidos. Que aspecto gráfico(con la imagen corporativa del cliente) y funcionalidad va ha tener tendrá. Que botones y herramientas. Como se navegara por el contenido(menú, botones y elementos de navegación).
Este diseño se presenta y valida con el cliente. - Contenido: Se elabora la estructura, el índice de los contenidos.
Se desarrolla el guión/script/storyboard en el que se especifica los recursos que tiene cada pantalla/pagina del contenido.
Hay que especificar los textos que se tendrán locutar y grabar en estudio. Se deben describir las ilustraciones, fotos, gráficos y animaciones que se solicitaran a los creativos del equipo o a un proveedor externo.
Fase de Desarrollo y Producción:
En esta fase todos los documentos de diseño se transforman en recursos que compondrán el contenido e-Learning: Paginas HTML, Películas Flash, Gráficos, Sonidos, etc.
Una vez todos los elementos estén disponibles, el contenidos se maqueta, se estructura y se integra, el resultado de esto es la versión beta lista para su revisión.
La revisión y validación es una parte importantísima de esta fase y hay que tener e cuenta que muchas veces ocupa mas tiempo de lo previsto 
Muchos proyectos de desarrollo de contenidos tiene un alto grado de modificación de contenidos(por deseo del cliente) y por ello es imprescindible buscar/desarrollar herramientas que soporten una forma fácil y ágil de modificar los contenidos ya desarrollados.
Algunos clientes se sienten mucho mas cómodos con la posibilidad de realizar validaciones parciales, en ese caso es muy importante tener claro quien y como valida y reporta correcciones por parte del cliente.
Fase de Entrega e Implantación:
Cuando ya hemos acabado las interminables validaciones y correciones:-) solo tenemos que asegurarnos de formalizar la entrega del producto acordado con el cliente, a partir de ese momento realizaremos la puesta de este contenido en el ambiente que el cliente precise(una Plataforma de Gestión de Formación).
Es un buen momento para revisar con el cliente y con el equipo las lecciones aprendidas que nos permitan hacerlo mejor en los siguientes proyectos:-)
Método de trabajo
Para asegurar la calidad del producto,optimizar la eficiencia de uso de los medios y recursos, así como minimizar cualquier riesgo o contratiempo es necesario formalizar y procedimentar a la medida de lo posible las distintas actividades que componen un proyecto de Desarrollo de Contenidos.
De esta forma y con el tiempo el equipo creara una metodología de gestión de proyecto, de desarrollo/producción, etc.
A continuación comento algunas actividades en las que es imprescindible métodos de trabajo.
Recogida de requerimientos :
El objetivo es accesoria al cliente en las primeras reuniones y poder recoger los requerimientos que se ajusten al máximo a sus necesidades.
Es útil crear Actas tipo y Formularios o Checklist de requerimientos.
Registro/Histórico del proyecto y la documentación:
¿Como almacenamos la información del proyecto?. ¿Tenemos histórico de todo lo que nos pide el cliente? ¿tardamos en localizar la información que se precisa para desarrollar el proyecto?
En este punto es importante definir organización de carpetas y donde y como se guardan todos los documentos, correos,etc.
El equipo debe ser muy disciplinado y hacer acta de todas las reuniones internas y externas(nunca se sabe cuando un Acta puede ayudar en una situación tensa con el cliente).
Diseño y Producción basada en Platillas:
Tipificar pantallas, ejercicios, elemento comunes, buscar elementos recurrentes. Todo esto nos permitirá ser rápidos, eficientes y rentables así como mejorar la calidad del producto.
Plan de pruebas y registro de incidencias:
Es muy importante contar con algún método “formal” de realizar la revisión, detectar los errores y pasarlos para su corrección al equipo de producción.
Cada tipo de recurso de los contenidos e-learning se puede validar por medio de un procedimiento estándar(por ejemplo: los elementos de navegación, calculo de puntuación, comportamiento del menú).
Cada revisión que se realiza debe contar con un registro de las pruebas(un documento de Word) que se han hecho y su resultado, también deben registrarse las incidencias detectadas.
Aceptación de los entregables y Cierre del proyecto
Es muy importante acordar con el cliente como se realiza la aceptación del trabajo y el cierre del proyecto. Algunas veces los proyectos se “eternizan” y son difíciles de cerrar y por ello este punto es mejor tenerlo bien definido, así evitaremos discusiones y disgustos,:-)
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