Formación en aplicaciones informáticas por medio de e-learning

Articulo original publicado en la revista LearningReview

En la actualidad, todas las actividades de una empresa están soportadas en su mayor parte por las aplicaciones y sistemas informáticos.
Por lo tanto, es de suma importancia, para el correcto funcionamiento de la empresa, que los empleados estén formados en el uso de las aplicaciones.

Ventajas de la metodología e-learning

La formación en aplicaciones se puede realizar con gran ayuda de la metodología e-learning. En contra de lo que sucede con formación en habilidades, la formación en aplicaciones se resuelve de forma muy efectiva con cursos on-line de auto-formación.
Algunas de las ventajas en el uso de e-learning son:

• Simulación: Es fácil simular/recrear un determinado entorno informático dentro de un curso e-learning, máxime si se usan herramientas específicas.
• Sin riesgo: Posibilita que el participante, interactúe con la aplicación (simulada) sin el riesgo de “romper” nada. El participante se siente más cómodo y confiado, lo que mejora el nivel de aprendizaje.
• De forma anticipada: La empresa puede ofrecer formación de un determinado sistema incluso antes de haberlo implantado. De esta forma, en el momento de concluir la implantación los empleados están formados y preparados para usar el nuevo sistema.
• Feedback: El participante podrá repetir los pasos para hacer una determinada operativa las veces que sea necesario. El curso e-learning guiará al alumno, indicando los pasos a seguir y ofreciendo un feedback para corregir los errores.

Consideraciones para el diseño y desarrollo

Con el objetivo de que un curso e-learning sobre aplicaciones sea efectivo y económico es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• Para acotar el contenido de la formación, se definirán las principales operativas (tareas) que tiene que saber realizar un usuario (por ejemplo alta de cuenta, modificación de cuenta, etc.).
• Dentro de una organización la misma aplicación será utilizada por distintos colectivos (puestos/perfiles). En el diseño puede ser de gran ayuda una matriz de puestos/perfiles por operativa. Esto ayudará a ajustar/personalizar la formación en función del puesto aumentando la efectividad de la formación.
• En el curso e-learning, cada operativa se diseña como una secuencia de pasos que tiene que ir haciendo el usuario: por ejemplo hacer clic en la opción A, seleccionar la opción B, etc..).
• En el caso de que la operativa no sea lineal es posible simular distintas alternativas (hay que intentar simplificar las operativas evitando este tipo de bifurcaciones).
• El diseño del curso e-learning puede servir en el desarrollo de guías impresas (fichas) del uso de la aplicación.
• Para el desarrollo de un curso e-learning sobre operativa existen herramientas de autor que permiten “capturar” (grabar las pantallas) la aplicación y añadirle los contenidos instructivos (enunciados, feedback, etc.).
• Es importante contar con el acceso a las aplicaciones que se pretenda “simular”.
  El software de “captura” se tendrá que instalar en algún puesto informático “estándar” de la empresa, esto puede ser difícil por restricciones de seguridad.
  Esta situación se debe prever para planificar y coordinar los distintos equipos del proyecto.
• Otro aspecto importante a tener en cuenta es preparar los “datos” de ejemplo (en la formación no deberían aparecer datos de usuarios, cuentas, información real).

Herramientas

Hoy en día existen diversas herramientas específicamente preparadas para desarrollar formación en sistemas.

Mencionaré dos de ellas:

Adobe Captivate: Una solución económica y de uso sencillo. Permite grabar (hacer fotos de la pantalla) los pasos realizados por un usuario en la pantalla y convertirlo en una secuencia Flash.
Por medio de un entorno de fácil manejo, posteriormente se puede modificar la secuencia, añadiendo elementos multimedia.

Assima Training Suite: Una producto basado en el concepto de “Clonación”.
Para simular la pantalla de una aplicación, Assima no utiliza una captura de imagen, sino un programa clon que re-crea un interface de usuario original. De esta forma se logra mas realismo, el usuario casi no notaría la diferencia con la aplicación real.
Esta sofisticada tecnología tiene como inconvenientes un precio más alto y una mayor complejidad de uso.

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